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Outlook kann mehr viel mehr als nur Emails schreiben, denn es wurde grundsätzlich dazu angelegt, Sie in der Organisation Ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen und Ihnen dabei zu helfen, den Überblick nicht zu verlieren. Aufgaben- und Wochenplanung, sich und sein Team organisieren -das Endziel ist zumeist Zeit zu sparen und den Arbeitsalltag zu erleichtern. In diesen absichtlich geteilt-gehaltenen Kurzseminaren geht es unter anderem um die E-Mail-Flut und wie man sie in den Griff bekommt. Daher wird ein Fokus auf einfache Prioritätensetzung, eine effektive Wochenplanung, funktionierende Tagespläne, Terminkoordination gelegt. Ebenso behandelt, wie Fakten und Notizen einfach verwaltet werden können, die wie die automatische Durchführung immer wiederkehrender Abläufe und das schnelle und effiziente Versenden von Serienbriefen – bzw. Serienemails, ohne nebenbei zusätzliche Excel-Listen führen zu müssen, gut gelingt. Zusätzlich wird auf die Verknüpfungen von Outlook mit MS-OneNote sowie MS Teams genauer eingegangen, um Ihnen auch die Organisation von Terminen oder Aufgaben im Teamwork zu erleichtern.

Inhalte

• Outlook an die eigenen Bedürfnisse anpassen
• Den Posteingang organisieren und das Arbeiten mit mehreren Postfächern
• Verwalten der täglichen Prioritäten und Informationen, Zeitmanagement mit MS Outlook
• Outlook automatisieren: Regeln, Quicksteps, der Abwesenheitsassistent, automatische Formatierungen und Textbausteine als hilfreiche Möglichkeiten im Arbeitsalltag
• Das ewige Suchen – wie finde ich was sich suche, Anpassen der Suchfunktionen und Suchordner, Tipps zum Verwalten von E-Mails
• Verwalten von Postfächern – Archivieren und Online-Archive, Umgang mit freigegebenen Ordnern
• Erstellen von Signaturen, Anpassungen an die CI vornehmen, benutzerdefinierte Outlook-Optionen
• Maßnahmen zum Schutz vor Junk-E-Mail, Verteilung vertraulicher Informationen
• strukturiertes und organisiertes Arbeiten mit Aufgaben und der Aufgabenleiste
• der Outlook-Kalender und seine Möglichkeiten
• Arbeiten mit Ressourcen und Planungskalendern
• Kalender freigeben und das Arbeiten im Team
• Erstellen von Terminen / Besprechungen / Serienterminen und richtiger Umgang mit Änderungen und Absagen
• Erstellen von Online-Terminen mit MS Outlook wie Teams oder Zoom und worauf bei der Erstellung zu achten ist
• effizientes Anlegen und Verwalten von Kontakten und Verteilerlisten
• Freigeben von Ordnern und Teamwork in der Datepflege
• Importieren und Exportieren von Kontakten, Erstellen von Serienbriefen und Mails mittels der Outlookkontakte
• Verknüpfung zu MS ONENOTE sowie MS TEAMS und ihre umfangreichen Möglichkeiten für das online Arbeiten im Team
• Kurze Einführung in MS One-Note und Vorstellung der Möglichkeiten für die Selbst- und Teamorganisation

Ziel

Dieses Training vermittelt Ihnen das Rüstzeug, um die Organisation Ihrer Bürokommunikation mit Microsoft Outlook nachhaltig zu vereinfachen: vom Emailversand, der Terminverwaltung und Terminplanung über die Nutzung von Aufgaben, die Verwaltung Ihrer Kontakte und die Arbeit im Team. Sie lernen Informationen gezielt im Griff zu behalten und auch wiederholte Aufgaben optimal und zeitsparend mit Outlook zu erledigen. Zielsetzung des Trainings ist eine Optimierung der Kommunikation, Arbeitsorganisation und Zeitplanung – weniger Hektik und Stress und mehr Zeit für das Wesentliche.

Voraussetzungen

Office Kenntnisse und Grundkenntnisse von MS Outlook